Operative dal Lunedì al Venerdì - 9-19

Chiama gratis

800 444 900

SERVIZIO

Fissa gli appuntamenti da lei indicati, relativi al piano di lavoro che il paziente sta seguendo.

Attraverso il nostro calendario dinamico (o con la condivisione di Google Calendar) la segretaria la supporterà nell’organizzazione della sua agenda fissando prime visite, appuntamenti per i pazienti in trattamento e richiami periodici.

Estremamente importante per la pianificazione degli appuntamenti dei pazienti in trattamento è la comunicazione, ed in questo il nostro sistema è semplice e intuitivo.
Per ogni appuntamento gestito nella giornata dovrà semplicemente chiudere l'attività svolta e selezionare il trattamento da eseguire nella seduta successiva con eventuali note; la segretaria provvederà poi a contattare il paziente per fissare l'appuntamento.

Con una comunicazione altamente professionale, gestisce le chiamate in entrata e in uscita per conto del suo studio.

Avrà un numero di telefono dedicato, che potrà scegliere tra più di 280 prefissi nazionali, da usare per trasferire le chiamate, sia da telefono fisso che da cellulare, o anche come linea principale. La segretaria risponderà per conto del suo studio secondo le indicazioni che imposterà dalla sua area riservata, gestirà autonomamente le telefonate ricevute per fissare appuntamenti, fornirà le informazioni desiderate e prenderà nota di eventuali messaggi.

Le verranno inoltrate solo quelle chiamate che avrà provveduto a segnalare come prioritarie (es. laboratorio, fornitori) o in caso di urgenze particolari. Grazie alla nostra piattaforma tecnologica siamo in grado di inoltrare le chiamate su un cellulare o un numero di rete fissa e potrà indicare più di un referente che verrà contattato a cascata secondo l’ordine prescelto

Potrà personalizzare ogni informazione utile alla gestione della sua reception, dal benvenuto ai trattamenti eseguiti.

Il pannello di controllo è un’area riservata a cui potrà accedere con le sue credenziali per configurare e personalizzare il servizio. Potrà scegliere la formula introduttiva che preferisce, indicherà come devono essere gestite le chiamate e un eventuale messaggio da riferire al chiamante quando non è disponibile, potrà impostare una lista VIP con i numeri che devono essere sempre inoltrati (per esempio laboratorio, fornitori, familiari) e creare una lista di referenti per l’inoltro.

Nella sezione calendario potrà organizzare le disponibilità su una o più sedi, multi-operatore con un numero illimitato di calendari, impostare tempistiche e costi per ogni trattamento (ne abbiamo catalogati più di 100 secondo le varie branche dell’odontoiatria ma può sempre aggiungerne di nuovi in base alle sue necessità) e controllare la sua agenda e gli appuntamenti programmati. Inoltre, attraverso l’area dedicata, potrà creare delle promozioni su misura per i suoi pazienti e le attività di recall per la sua segretaria (marketing di fidelizzazione).

Provenendo dall’ambito odontoiatrico distinguiamo le urgenze, aprendo un canale di comunicazione dedicato.

Il nostro servizio è studiato e messo a punto esclusivamente per gli studi odontoiatrici e per questo le nostre segretarie sono un valore aggiunto. Provenendo dal settore sono in grado di dare al paziente informazioni di base sui trattamenti, sanno ascoltare e capire il tipo di urgenza distinguendone la gravità.

Per questo la sua segretaria la interromperà esclusivamente dove ne percepisca la necessità. Con l’inoltro di chiamata si metterà in contatto con lei e le spiegherà l’urgenza, potrà così decidere se farsi passare la telefonata o dare istruzioni alla segretaria su come gestire il paziente. Nel caso non fosse disponibile a rispondere prenderà nota e le invierà un SMS con i dati del paziente e le informazioni utili al ricontatto.

Programmiamo richiami mirati alla fidelizzazione del paziente, in modo da creare un rapporto stabile e continuativo.

La forza primaria per garantire un flusso costante di pazienti all’interno dello studio sono proprio quelli già acquisiti in passato. Con la normalizzazione del suo archivio suddividiamo il parco pazienti in due diverse categorie (fine cure 6>12 mesi, fine cure +12 mesi) andando ad operare azioni di marketing diversificate.
I pazienti che hanno terminato le cure negli ultimi 6-12 mesi verranno invitati a fissare un appuntamento tramite l’invio di un SMS (es. Gentile paziente,sono passati 6 mesi dall’ultima visita. Ti invitiamo a contattare lo studio per il controllo semestrale e l’igiene periodica) o, a sua scelta, con una telefonata dedicata.

Caso diverso invece per riattivare le anagrafiche di quei pazienti più complessi, che non frequentano lo studio da oltre un anno e magari non hanno portato a termine il piano di trattamento. In questi casi la nostra esperienza insegna a prediligere dei recall, mirati a riportare il paziente in poltrona per un controllo e una rivalutazione del piano di cura, su una selezione di pazienti operata da lei di volta in volta, ma a sua discrezione può comunque optare per l’invio di SMS. Avrà poi a disposizione un’area dedicata per creare una serie di promozioni da rivolgere ai suoi pazienti; potrà autonomamente decidere il tipo di promozione, creare il testo da inviare tramite SMS e selezionare un gruppo profilato di destinazione.

Manteniamo la comunicazione dentista/paziente nel corso di tutto l’anno mediante l’invio di mail o SMS per le varie ricorrenze.

Nella maggior parte dei casi il contatto che il paziente ha con lo studio odontoiatrico inizia nel momento del bisogno, vive durante il ciclo di cura e si esaurisce al termine del piano di trattamento.

È quindi necessario mantenere attivo questo rapporto con richiami e stimoli costanti. La comunicazione è un potente strumento per mantenere consolidato nel tempo il rapporto fiduciario dentista/paziente, per questo il nostro servizio prevede l’invio di mail o SMS ai suoi pazienti in occasione delle varie ricorrenze (auguri di Natale, Pasqua, compleanno).

Con gli strumenti a disposizione avrà report puntuali su prestazioni, tempo medio in poltrona e l'operatività del suo studio.

Per un maggior controllo del suo studio potrà visualizzare in modo semplice e veloce le statistiche sui pazienti, le visite e le prestazioni.
In base ai valori elaborati il sistema calcola le performance in percentuale per ciascuna area odontoiatrica, il tempo medio in poltrona e la percentuale di appuntamenti mancati così da monitorare costantemente l’andamento della propria attività.

Potrà avere una visione globale su quanti nuovi pazienti ha acquisito nel trimestre, quanti ne ha persi, profilare i suoi pazienti per fare promozioni mirate e verificare la redemption delle attività marketing svolte.